Vermeidung von Postfachwachstum

Vermeidung von Postfachwachstum

Postfachspeicher hat eine besondere Bedeutung: Die Inhalte ändern sich schnell und die Verfügbarkeit der Postfächer ist für nahezu für die gesamte  Hochschule kritisch. Die Bereitstellung und Sicherung von Postfachspeicher ist daher deutlich aufwändiger und kostenintensiver als für andere Speicherarten. Der sorgfältige und sparsame Umgang mit Postfachspeicher ist daher für den Gesamtbetrieb der Hochschule wichtig.

Bitte überlegen Sie sich möglichst frühzeitig ein System für die Postfachhygenie und setzen Sie dieses konsequent um.

Sehr wichtig ist die grundsätzliche Erkenntnis, dass es keine Möglichkeit gibt, jede E-Mail, die Sie einmal erhalten oder gesendet haben, unbefristet in Ihrem Postfach vorzuhalten. Überlegen Sie sich, welche Mails Sie wirklich noch benötigen und welche Mails nach welcher Zeit aus dem Postfach entfernt oder außerhalb des Postfachs archiviert werden können. Die Erfahrung zeigt, dass das Sortieren eines mehrere Gigabyte großen Postfachs mit hundertausenden von Nachrichten nicht mehr sinnvoll möglich ist.

 

Unter Umständen müssen Sie zusätzlich zum erhöhten Risiko von Zugriffsproblemen und Datenverlust auch damit rechnen, dass wir Ihr Postfach für Wartungsarbeiten regelmäßig für mehrere Stunden außer Betrieb nehmen müssen.

 

Sehr große Postfächer erhöhen den benötigen Ressourcenaufwand überproportional, sowohl in Bezug auf Hardwareressourcen als auch im Bezug auf den Verwaltungsaufwand. Knappe Ressourcen stehen damit ggf. für andere wichtige Aufgaben nicht zur Verfügung oder es müssen Abstriche in Daten- und Ausfallsicherheit hingenommen werden.

Sehr große Postfächer (> 25 GB) stellen zunehmend ein Betriebsrisiko dar. Die Datensicherheit und die Zugreifbarkeit kann irgendwann nicht mehr gewährleistet werden. Unverhältnismäßige Nutzung von Ressourcen kann auch Beeinträchtigung des gesamten Betriebs erzeugen.

 

Allgemeines

Nachrichtenhygenie

Vielfach wird eine Nachricht unter der Annahme "Ich weiß ja nicht, ob ich diese Nachricht noch einmal benötige" abgespeichert. In vielen Bereichen beobachten wir, dass keinerlei Löschkonzept existiert. Jede Nachricht wird unbefristet und teilweise auch unsortiert aufgehoben.

Die Erfahrung zeigt: Bei Postfächern mit teilweise hunderttausenden an Nachrichten wird ein Großteil der Nachrichten nie wieder benötigt.

Mit wachsender Postfachgröße geht die Auffindbarkeit einzelner benötigter Nachrichten gegen Null. Die Übersicht geht ob der schieren Menge verloren. Selbst die Suchfunktion scheitert an der schieren Datenmenge. Die Speicherung dient hier dann oft nur noch der Selbstversicherung, dass "nichts weggekommen ist".

Ein wachsendes Postfach hat auch gleichzeitig den Effekt, dass ein eventuell geplantes Aufräumen eine immer größer werdende Hürde darstellt. Der Plan, ein über Jahre hinweg entstandenes Archiv zu sichten und zu bereinigen, wird immer hinter dringenderen Aufgaben zurückstehen. Irgendwann steht dann allerdings unvermeidbar die technische Begrenzung an, mit der das Postfach nicht mehr handhabbar wird. Letztendlich führt das unkontrollierte Sammeln  dazu, dass der Aufwand zu dem Zeitpunkt an dem das Aufräumen durch technische Notwendigkeiten erzwungen wird, immer mehr steigt. Ergreifen Sie Maßnahmen zur Größenkontrolle daher am Besten zeitnah.

Wenn die technischen Grenzen erreicht sind, müssen wir ein weiteres Wachstum Ihres Postfachs durch entsprechende Maßnahmen verhindern. Auch ein eventueller Datenverlust tritt mit großer Wahrscheinlichkeit nicht zu einem günstigsten Zeitpunkt auf.

Große Anhänge

Die Versuchung, das Postfach als Konversations- und damit indirekt als Dokumentenarchiv zu verwenden ist leider relativ groß. Das führt dann gerne dazu, dass unterschiedliche Versionen, teilweise auch sehr großer Anhänge im Postfach vorgehalten werden, auch wenn oft nur die letzte Version eines Dokuments wirklich relevant wäre. Das Postfach füllt sich so langsam, bis ein Aussortieren praktisch nicht mehr zu leisten ist.

Vermeiden Sie es, sich große Dokumente in einer Diskussion oder "zur Ansicht" zuzusenden. Ein solcher Diskussionsfaden enthält das Dokument dann in unterschiedlichen Versionen mehrfach. Verwenden Sie für die Ablage und Freigabe großer Dateien besser die CAU-Cloud.

Sofern Sie regelmäßig große Anhänge erhalten, empfiehlt es sich, diese gewohnheitsmäßig von den Nachrichten abzutrennen und im Dateisystem (z.B. Projektordner auf dem Fileserver) abzuspeichern. So bleibt die Kommunikationshistorie erhalten, ohne dass die Anhänge weiterhin viel Platz im Postfach benötigen.

Anhänge an Kalendereinträgen

Datei-Anhänge an Kalendereinträgen verlangsamen nicht nur den Abgleich des Kalenders, sie zählen auch zur Postfachgröße. Da Kalendereinträge nicht automatisch gelöscht werden, bleiben auch die Anhänge zusammen mit den Terminen auch über Jahre hinweg im Kalender stehen.

  • Denken Sie bei der Archivierung auch an alte Kalendereinträge.
  • Vermeiden Sie Anhänge an Kalendereinträgen und verwenden Sie für die Ablage großer Dateien nach Möglichkeit die CAU-Cloud.

 

Spezialordner

Wir stellen regelmäßig fest, dass ein Großteil des Postfachspeichers von den drei Ordnern "Sent" (bzw. "Gesendete Elemente"), "Spam" (bzw. "Junk-E-Mail") und "Papierkorb" belegt werden.

  • Wir empfehlen den Spam-Ordner regelmäßig zu sichten und zu leeren. Beachten Sie auch: Rechtlich gelten auch E-Mails im Spam-Ordner als zugestellt!
  • Überlegen Sie sich, ob sie wirklich alle E-Mails im "Sent"-Ordner benötigen, oder ob es hier nicht ein sinnvolles Abschneidedatum (z.B. Löschen von gesendeten E-Mails, die älter als zwei Jahre sind)
  • Leeren Sie den Papierkorb regelmäßig, bzw. setzen Sie in Ihrem Mailprogramm Einstellungen für das Löschen alter E-Mails im Papierkorb.