E-Mail-Archivierung in Microsoft Outlook

Archivierung in Outlook

Die in Outlook integrierte Archivfunktion ermöglicht es, E-Mails, die älter als ein Stichdatum sind, in eine Archiv-Datei wegzusichern. Erstellt wird hierbei eine .PST-Datei, die nach der Archivierung in Outlook eingebunden werden kann, bzw. automatisch wird.

Das "Ein-Klick-Archiv" von Outlook (Archiv-Ordner) legt E-Mails in der Standardkonfiguration wieder im Postfach ab. Die E-Mails belegen damit weiterhin Postfachspeicher.

Archivierung

Schritt 1: Öffnen Sie den Dialog "Alte Elemente bereinigen"

Schritt 2: Wählen Sie einen Dateinamen und Speicherort für das Archiv

Outlook 2019: Dialog alte Elemente bereinigen

  • Es bietet sich an, die Archivdatei mit einer Jahreszahl zu versehen, also z.B. Archiv-2020.PST
  • Legen Sie die Archivdatei nicht auf einen Netzlaufwerk ab. Outlook reagiert sehr empfindlich auf Zugriffsprobleme bei eingebundenen .PST-Dateien

Schritt 3: Wählen Sie ein Archivierungsdatum

Für jahresweise Archive stellen Sie hier als Datum den 01.01. des Folgejahres ein. Wenn Sie mehrere Jahre archivieren, beginnen Sie mit dem ältesten Jahr und arbeiten sich dann nach vorne.

Schritt 4: Führen Sie die Archivierung durch

Nach dem Klick auf "OK" verschiebt Outlook die gefundenen E-Mails in die Archivdatei. Dieser Vorgang kann bei großen Postfächern einige Zeit dauern. Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Der Haken bei »Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist.« führt dazu, dass auch als "wichtig" gekennzeichnete E-Mails verschoben werden. Ist dieser Haken nicht gesetzt, bleiben als wichtig markierte Mails im Postfach liegen.

Schritt 4: Sichern Sie die Archivdatei

Sichern Sie unbedingt Ihre Archiv-PSTs in einem separaten Ordner, der auch gesichert wird. Bei Beschädigung droht ein Verlust des Archivs.

Eingebundene Archivdateien können bei geöffnetem Outlook nicht gesichert werden. Schließen Sie daher Outlook und kopieren die eben erstellte Archivdatei an einen gesicherten Speicherort (z.B. ein Netzlaufwerk).

  • Die Archivdatei sollte nach der Sicherung nicht mehr bearbeitet werden. Leider kann Outlook Datendateien (PST) nur beschreibbar einbinden.  Deaktivieren Sie also gegebenfalls die Autoarchivierung für Ihre Postfachordner (Ordner > Einstellung für Autoarchivierung), damit Sie nicht versehentlich E-Mails in die Archivdatei verschieben.
  • Über den Webmailer sind die archivierten Mails nicht zugänglich.
  • Bei einer Neu-Einrichtung von Outlook muss die Archivdatendatei neu eingebunden werden.