Postfachgrößen
Hinweise zur Verringerung der Postfachgröße
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Postfachspeicher
Postfachspeicher ist an der CAU eine der Speicherarten, die mit den höchsten Bereitstellungskosten verbunden ist.
- Wir halten Postfachspeicher durchgehend doppelt vor. Jede Nachricht in Ihrem Postfach wird also mindestens zweimal gespeichert.
- Gelöschte Nachrichten werden erst nach einer Übergangsfrist (Hermes: 7 Tage, Exchange 30 Tage) gelöscht.
- Postfachspeicher wird soweit technisch möglich täglich gesichert.
Ein sparsamer Umgang ist daher unbedingt anzuraten, einer beliebigen Erweiterung sind technische Hürden gesetzt, die sich auch nicht durch mehr Hardwareressourcen umgehen lassen.
Maximale Postfachgrößen
Unter Berücksichtigung verschiedener Aspekte (mobiles Arbeiten, Zugriffsprotokolle, unterschiedliche Mailclients, etc.) geben wir von unserer Seite aus folgende Empfehlungen ab
- die maximal empfohlene Postfachgröße ist 10 GB.
- Die Anzahl der E-Mails in den "kritischen Pfaden" (Posteingang, Gesendete Elemente, Papierkorb, etc.) sollte nicht mehr als 10.000 betragen.
- Ab etwa 20.000 Mails pro Postfachordner kommt es bei einigen Mailprogrammen zu Zugriffsproblemen. Bereits die Liste der Nachrichtennummern lässt sich dann nicht mehr in einem Abruf übertragen, ein Neuabgleich des Ordners (z.B. bei Rechnerwechsel) scheitert dann unter Umständen.
Änderungen an so großen Ordnern laufen unter Umständen in Zeitbeschränkungen und werden dann mehrfach oder gar nicht ausgeführt. Ein fehlgeleitetes Mailprogramm legt dann wiederholt Kopien von verschobenen Nachrichten an. Es sind dann langwierige Aufräumarbeiten nötig, um wieder einen benutzbaren Zustand ohne Duplikate herzustellen.
Bei größeren Postfächern kommt es erfahrungsgemäß je nach eingesetztem E-Mail-Programm und Zugriffsprotokoll zu Zugriffsproblemen. Die Probleme treten abhängig von der Postfachgröße bei größeren Postfächern häufiger auf.
Beobachten lassen sich unter anderem
- Verzögerter Zugriff und Fehler beim Ordnerabgleich.
- Einzelne E-Mails in Ordnern werden nicht oder mit großer Verzögerung angezeigt.
- Es kommt zu Aussetzern und "Mikro-Rucklern" beim Zugriff auf Ordner.
- In einigen Fällen kam es zu Mailverlust (ungewollte Löschung durch den Client)
Besonderheiten einzelner Dienste
Hermes
Allgemeines
- Postfächer sollen 10 GB nicht überschreiten.
- Ab einer Postfachgröße von 25 GB ist mit Zugriffsproblemen und Betriebsstörungen zu rechnen. Bitte treffen Sie Maßnahmen für die Verkleinerung Ihres Postfachs. Der reibungslose Betrieb so großer Postfächer geschieht auf eigene Gefahr.
Es kann notwendig sein ein großes Postfach (temporär) stillzulegen, um den Systembetrieb nicht zu gefährden.
Die Anpassung der Postfachgröße erfolgt automatisch an den Bedarf. Wir raten dazu, die Postfachgröße regelmäßig zu kontrollieren und die maximale Größenzuweisung nicht auszureizen.
Steigt der Ressourcenbedarf des Gesamtsystems zu stark an, können weitere Beschränkungen der Postfachgrößen notwendig sein. Sehen Sie Ihr Postfach bitte als Arbeitswerkzeug, nicht als Dokumentenarchiv.
| Stufe | Studierende | Beschäftigte |
|---|---|---|
| 1 | 0,5 GiB | 5,0 GiB |
| 2 | 1,0 GiB | 7,5 GiB |
| 3 | 1,5 GiB | 10,0 GiB |
| 4 | 2,0 GiB | 12,5 GiB |
| 5 | 2,5 GiB | 15,0 GiB |
| 6 | 3,0 GiB | 17,5 GiB |
| 7 | 3,5 GiB | 20,0 GiB |
| 8 | 4,0 GiB | 22,5 GiB |
| 9 | 4,5 GiB | 25 GiB |
| 10 | 5,0 GiB |
Mitarbeiter-Postfächer
Die Größenbeschränkung wird zwischen 5 GiB und 25 GiB automatisch einmal täglich an den benötigen Speicherplatz angepasst. Eine Vergrößerung des Postfachs über 25 GiB erfolgt nicht.
Studierenden-Postfächer
Die Größenbeschränkung wird zwischen 512 MiB und 5 GiB automatisch einmal täglich an den benötigen Speicherplatz angepasst. Eine Vergrößerung des Postfachs über 5 GiB erfolgt nicht.
Exchange
Auf dem Exchange werden Größenbeschränkungen für Postfächer technisch erzwungen (Quota-Regelung).
- Die Maximalgröße für neue Postfächer beträgt 5 GB.
- Eine Erhöhung auf 10 GB setzen wir bei nachweislichem Bedarf auf Anfrage um.
-
Eine Erhöhung auf 15 GB und 25 GB ist in begründeten Fällen möglich.
-
Eine Erhöhung über 25 GB hinaus ist nicht möglich.
Erhöhungen über 10 GB hinaus werden von uns nur mit der ausdrücklichen Warnung durchgeführt, dass danach mit Zugriffsproblemen gerechnet werden muss. Bei Zugriffsproblemem mit großen Postfächern können wir nur noch begrenzte Unterstützung leisten.
Der Exchange behandelt alle Postfächer größer als 10 GB als "große Postfächer" mit erhöhtem Risiko für Beschädigungen.
Wir bitten die Betroffenen vor der Vergrößerung, sich --passend zur persönlichen Arbeitsweise-- eine Strategie zu überlegen, um zukünftige Wachstum des Postfachs zu beschränken.
Besondere Hinweise zu Microsoft Outlook
Microsoft Outlook hat mit zunehmender Postfachgröße das Problem, die lokale Datendatei (.OST) konsistent zu halten. Wir beobachten regelmäßig beschädigte Datendateien. Bei beschädigter Datendatei ist auch der Abgleich mit dem Server gestört, einzelne Ordner werden nicht mehr korrekt abgeglichen, es fehlen Mails. Die Reparatur solcher Vorfälle ist regelmäßig sehr aufwändig und vielfach nicht ohne Datenverlust möglich.
Die Probleme sind bei großen Postfächern deutlich häufiger zu beobachten
Die Datendateien von Outlook haben eine maximale Größe von 50 GB. Bei Postfächern jenseits dieser Größe ist ein vollständiger Postfachabgleich nicht mehr möglich, Sie haben dann keinen vollständigen Zugriff auf Ihr Postfach.