Mailinglisten

Bei der Verwendung des zentralen Mailinglisten-Servers der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (lists.uni-kiel.de) werden personenbezogene Daten auf den Systemen des Rechenzentrums der Universität Kiel verarbeitet und gespeichert.

Gespeicherte Daten sind für die Dienstverwalter des Rechenzentrums einsehbar.

Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet Rahmen der unten beschriebenen Verfahren oder entsprechend gesetzlicher Verpflichtungen statt.

Web-Oberfläche

Bei der Verwendung der Web-Oberfläche des Listenservers werden für die Dauer von höchstens 30 Tagen gespeichert

  • Der Zeitpunkt des Aufrufs,
  • die IP-Adresse,
  • der aufgerufene Dateipfad ("URL"),
  • die URL der verweisenden Webseite (Referrer),
  • die Identifikationszeichenkette des aufrufenden Browsers ("User-Agent").

 

Bei der Anmeldung an der Weboberfläche wird desweiteren automatisch ein Session-Cookie erzeugt und gespeichert, das den angemeldeten Nutzer während der Dauer der Browsersitzung identifiziert. Dies ist für die Anmeldung notwendig.

Verwaltung von Mailinglisten

Beim Verwaltung einer Mailingliste (Eintragen einer E-Mail-Adresse (Abo), Austragen einer E-Mail-Addresse (De-Abo), Änderung der persönlichen Einstellungen) werden erfasst und für höchstens 30 Tage gespeichert:

  • Die betroffene E-Mail-Adresse,
  • die durchgeführte Handlung (Abonnement, De-Abo, Leisestellen der Liste, Versenden von Zusammenfassungen, etc.),
  • der Zeitstempel der Handlung.

 

Wird eine Mailingliste abonniert (d.h. eine E-Mail-Adresse zur Liste der Empfänger hinzugefügt), werden darüber hinaus für die Dauer des Abonnements gespeichert:

  • Die betroffene E-Mail-Adresse,
  • der Zeitpunkt des Beginns das Abonnements

 

Bei Mailinglisten mit Selbst-Registrierung ist es jederzeit möglich, die Mailingliste wieder zu verlassen. In diesem Fall werden Informationen zum Abonnement automatisch nach spätestens 30 Tagen gelöscht. An die Liste versendete Nachrichten bleiben allerdings gegebenfalls im Listenarchiv (siehe unten) bestehen und sind dort je nach Einstellung möglicherweise auch öffentlich einsehbar.

Die Liste der aktuellen Mitglieder einer Mailingliste sind für die Administratoren der jeweiligen Liste sichtbar.

 

Mailversand und -Empfang

Für jede über eine Liste versendete E-Mail werden für den Zeitraum von höchstens 30 Tagen gespeichert:

  • Die Absenderadresse des Versenders,
  • der Zeitpunkt des Versendens
  • die eindeutige Identifikationszeichenkette der Nachricht,
  • die Empfängeradressen aller Abonnenten zum Versand-Zeitpunkt.

Im Falle der Nicht-Erreichbarkeit einer Abonnenten-Adresse wird die letzte Fehlermeldungsnachricht für die Dauer des Abonnements gespeichert.

 

Beim Versenden einer Nachricht über eine Mailingliste werden allen Mitgliedern einer Liste automatisiert mitgeteilt:

  • Der Inhalt der Nachricht,
  • die eigene Absenderadresse (gilt nicht für "anonyme Listen")
  • der Zeitpunkt des Versendens,
  • die eindeutige Identifkationszeichenkette der versendeten Nachricht.

 

Listenarchive

Es ist Listenadministratoren möglich, für Mailinglisten die Archivierung zu aktivieren. Ist die Archivierung aktiviert wird jede Nachricht an die Mailingliste für die Dauer des Archivzeitraums, gegebenfalls auch unbegrenzt gespeichert.

Desweiteren werden je nach Einstellung durch die Listenadministratoren die Archive für unterschiedliche Personengruppen, möglicherweise auch öffentlich zugänglich gemacht.

In der Beschreibung der Liste muss auf

  • die aktivierte Archivierung,
  • die Archivierungsdauer und
  • die Nutzergruppe für die das Archiv einsehbar ist

hingewiesen werden.