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Leistung des Dienstes

Kurzbeschreibung

Easydb ist eine kommerzielle Webanwendung der Programmfabrik GmbH Berlin (https://www.programmfabrik.de/) hauptsächlich zur Verwaltung von Bildern und deren Metadaten. Sowohl die Modellierung von Objekttypen als auch die Konfiguration von Zugriffsrechten und Masken für die Eingabe und Suche geschehen über die Weboberfläche. Authentifizierung kann gegen den Active Directory Verzeichnisdienst der CAU geschehen. Die mitgelieferte Oberfläche bietet eine Vielzahl von Rechercheoptionen sowohl sowohl einfacher Art für gelegentliche Nutzer*innen als auch fortgeschrittene Möglichkeiten für Expert*innen. Es besteht die Möglichkeit, eigene Systeme über eine REST-API anzubinden. Weitere Informationen findet man auf den Seiten des Anbieters (https://www.programmfabrik.de/features-digital-asset-management-dam-software).

Zielgruppe

Zielgruppe für die Software sind Einrichtungen und Projekte, in denen größere Bestände von Bilddaten mit ihren Metadaten verwaltet und bereit gestellt werden sollen.

Kosten

Lizenzkosten

Für eine eigene Instanz der Easydb mit der Möglichkeit, selbst volle Administrationsrechte für Modellierung und Rechteverwaltung  zu haben, muss ein eigenständiger Linux-Server bereit gestellt werden, der die Systemanforderungen der Software erfüllt
(siehe https://docs.easydb.de/en/sysadmin/requirements/).

Im Moment (Stand Sommer 2022) ist es hierfür noch notwendig, eine gesonderte Lizenz für eine derartige Instanz beim Lizenzgeber zu kaufen. Es handelt sich hierbei um eine dauerhafte Lizenz, keine Miete. Für den Lizenzerwerb kann ein schriftliches Angebot beim Lizenzgeber angefordert werden. Updates der Software wären über einen an der CAU bestehenden zentralen Update-Vertrag abgedeckt während der Laufzeit dieses Updatevertrages.

Kosten für Server

Es bietet sich hier an, sich für den Betrieb der Easydb-Instanz vom Rechenzentrum eine virtuelle Maschine bereit stellen zu lassen, die entsprechend vorkonfiguriert wird und auf der vom Rechenzentrum die Software installiert wird.

Ob hierbei Kosten für die Einrichtungen anfallen und falls ja, in welcher Höhe, sollte mit der zuständigen Abteilung ‚Server und Storage‘ im Rechenzentrum besprochen werden. Bitte wenden Sie sich hier an unseren Herrn Rebensburg.

Leistungen durch das Rechenzentrum

Diskussion über Eignung der Software für das Projekt

Es sollte zunächst einmal gemeinsam diskutiert werden, ob die Software für das geplante Projekt geeignet ist. Dies kann in einer gemeinsamen Diskussion über die grundsätzlichen Anforderungen des Projektes und vorhandenen Features der Software geschehen. Auch eine Demonstration anhand einer Beispielinstanz ist denkbar.
Falls die Software sich für die geplante Nutzung eignet, bietet das Rechenzentrum hier weitere Unterstützung:

Technische Bereitstellung und Pflege der Instanz

Es bietet sich an, sich für den Betrieb vom Rechenzentrum eine virtuelle Maschine bereit stellen zu lassen, die entsprechend vorkonfiguriert wird und auf der vom Rechenzentrum die Software installiert wird.

Das Rechenzentrum übernimmt dann technisch

• die Basisinstallation des virtuellen Maschine mit Betriebssystem und Systemvoraussetzungen für den Betrieb der Easydb-Instanz
• die Pflege des Betriebssystems
• die Installation der Easydb-Instanz
• die Anbindung der Instanz an das Active Directory der CAU
• das Einspielen von Updates der Easydb-Software (wöchentlich)
• das Backup der virtuellen Maschine und der Easydb-Instanz (täglich)

Die Einrichtung erhält volle administrative Berechtigungen in der eigenen Instanz.

Unterstützung beim Projektstart

Zusätzlich zum technischen Betrieb der Installation kann das Rechenzentrum den Start des Projektes begleiten in folgenden Bereichen:

• Gemeinsame Modellierung der zu verwendenden Objekttypen und Ihrer Beziehungen zueinander, Umsetzung im System
• Beratung und Hilfe bei der Migration bestehender Daten in das System
• Dabei wird exemplarisch der Import eines Teilbestandes der vorhandenen Objekte und Metadaten erarbeitet, dokumentiert und gemeinsam durchgeführt. Anhand dieser Beispiele kann dann analog der weitere Bestand importiert werden.
• Erarbeitung eines Rollen- und Rechtekonzeptes
• Einführung in die Nutzung der Oberfläche für Erfassung und Pflege von Daten (z.B. Konfiguration von Masken) sowie in die Recherchemöglichkeiten

Verantwortlichkeiten und Mitwirkung auf Seiten der Einrichtung bzw. des Projektes

Nennung von Ansprechpartner*in

Die Einrichtung bzw. das Projekt sollte gegenüber dem Rechenzentrum dauerhaft mindestens eine koordinierende Person als Ansprechpartner benennen. Diese Person sollte

• das Projekt und die Struktur der verwalteten Daten kennen, um in den Diskussionen die Struktur der Daten, die beteiligten Rollen und angestrebte Funktionalitäten erläutern zu können,
• die bisher vorhanden Daten und die Art der bisherigen Datenverwaltung kennen, um gemeinsam eine Migrationsstrategie erarbeiten zu können

Im späteren ‚Normalbetrieb‘ der Anwendung fungiert diese Person dann weiter

• als Ansprechpartner*in für das Rechenzentrum und
• als Multiplikator und Vermittler in der Einrichtung,
• berät neue Kolleg*innen und
• verwaltet die Gruppen mit den jeweiligen Zugriffsrechten. Das Rechenzentrum kennt die Funktionen und Zuständigkeiten von Personen in den Einrichtungen nicht, darum muss die Zuordnung von Accounts zu Rechtegruppen dezentral in der Einrichtung erfolgen.

Laden und Pflege der Daten

Zusätzlich kann es notwendig sein, in der Phase der Übernahme von vorhandenen Daten eigenes Personal bereit zu stellen, das die notwendigen Vorbereitungen und Uploads durchführt. Der Aufwand ist hier weniger abhängig von der Anzahl der Objekte, sondern steigt eher mit der Anzahl der unterschiedlichen Quellsysteme und Datenformate, in denen die Daten vorliegen. Das RZ kann hier beraten, aber nicht die konkreten Übernahmen in jedem Fall vollständig durchführen.

Sämtliche Eintragungen und Konfigurationen geschehen in der Weboberfläche, es sind keine Kenntnisse in Installation und Pflege der Anwendung auf der Linux-Ebene notwendig.

Rechtliche Verantwortungen

Bei der Verwaltung personenbezogener Daten ist die Einrichtung bzw. das Projekt für die Erstellung der entsprechenden Datenschutzdokumentationen (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach EU-DSGVO) und Vorlage bei der Datenschutzbeauftragten der CAU zuständig. Im Fall eines höheren Schutzbedarfes der verarbeiteten Daten sind entsprechende Maßnahmen mit dem Rechenzentrum und der Datenschutzbeauftragten abzustimmen.

Außerdem ist die betreibende Einrichtung verantwortlich für die Einhaltung weiterer Rechtsvorschriften wie des Urheberrechtes oder des Persönlichkeitsrechtes ('Recht am eigenen Bild'). Eine Beratung durch die Syndika bzw. den Syndikus  der Universität kann auch hier sinnvoll sein.