Die Beantragung der Nutzung von RZ-Diensten geschah und geschieht grundsätzlich papiergestützt mit händischen Unterschriften und dem Versand per Hauspost. Obwohl das sicherlich nicht wirklich den heute verfügbaren technischen Möglichkeiten entspricht und das RZ bereits weitgehende Überlegungen zur Digitalisierung der Antragsprozesse anstellt, können wir leider nicht adhoc auf eine neuartige digitale Beantragung umstellen.

Die aktuelle Corona-Situation (Frühjahr 2020) bringt jedoch Herausforderungen für den Prozess der Beantragung mit sich, die für die Zeit der Corona-Krise ein geändertes Vorgehen nahelegen. Zur Unterschrift erforderliche Personen sind dauerhaft im Home-Office, also nicht am CAU-Arbeitsplatz verfügbar und die Zustellung von Dokumenten (zB Anträgen) per Hauspost an CAU-Mitglieder dürfte beeinträchtigt sein, so dass nicht von einer zeitnahen Zustellung ausgegangen werden kann.

Aus diesem Grunde wird das Vorgehen bei der Beantragung von RZ-Diensten für die Corona-Zeit wie folgt auf "halb-digital" umgestellt:

Antragsteller/in(Nutzer/in)= A  (Bsp.: A ist "Meike Paulsen" (Initialen MP))
Leitung= L (Bsp.: L ist "Hansen")
IT-Beauftragte/r oder Netzwerkbeauftragte/r=ITB

Ablauf:

• A lädt sich den Antrag runter, füllt diesen aus und druckt diesen im Anschluss aus.
  • Füllen Sie den Antrag in eigenem Interesse bitte gut leserlich aus. Am besten per Eingabe im PDF-Formular. Wenn handschriftlich, dann bitte in Druckbuchstaben.
  • Achten Sie bitte auch darauf, dass Sie die aktuelle Version des Formulars verwenden. Diese ist in unserem "Formulare-Bereich" erhältlich.
• A unterschreibt den Antrag, bringt rechts oben den Vermerk "Vorab per Mail/Original in Papierform folgt per Post" und darunter eine eindeutige Zeichenkette an, nach dem Format/Muster 2003221915MP, also Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute (jeweils2 stellig), dann Namenskürzel von A)
• A scant den unterschriebenen Antrag ein (oder fotografiert den sehr gut)
• Falls eine Emailadresse beantragt wird, muss noch der/die entsprechende Beauftragte (hier ITB abgekürzt) für die Vergabe von Adressen zustimmen. Falls also eine Emailadresse beantragt wird:
  • A mailt den eingescanten Antrag an ITB  mit dem Betreff
    "RZ-Antrag Form1 <Name Antragstellerin/Antragsteller> / <Name Leiterin/Leiter>  <eindeutige Zeichenkette>"
    Also im Bsp. mit dem Betreff "RZ-Antrag Form1 Paulsen / Hansen 2003221915MP"
  • ITB prüft die Mailadresse und leitet den Antrag via Mail an den Leiter/die Leiterin L mit Zusatz "ich stimme dem zu" weiter.
• Falls KEINE Emailadresse beantragt wird:
  • A mailt den eingescanten Antrag an L  mit dem Betreff
    "RZ-Antrag Form1 <Name Antragstellerin/Antragsteller> / <Name Leiterin/Leiter> <eindeutige Zeichenkette>"
    Also im Bsp. mit dem Betreff "RZ-Antrag Form1 Paulsen / Hansen 2003221915MP"
• L erhält diese Mail und leitet die Mail mit gleichbleibendem Betreff und dem Textzusatz "Ich stimme dem beiliegenden Antrag zu" (GANZ WICHTIG) an die Adresse anmeldung@rz.uni-kiel.de weiter
• Wir bestätigen A & L den Eingang dieses Antrags, bearbeiten den Antrag, informieren A und L per Mail über die erfolgte Bearbeitung
• A schickt den Original-Papierantrag mit Post /Hauspost/Boten an L, L unterschreibt diesen Originalantrag und schickt ihn per Post/Hauspost/Boten an das RZ.
  Falls eine Emailadresse beantragt wird, sollte vor dem Versand an das RZ auch noch der/die Beauftragte (s.o.) unterschreiben.

Wir hoffen, damit ein praktikables und akzeptables Verfahren für das Antragsverfahren in Corona-/Homeoffice-Zeiten zu etablieren.

Vielen Dank im Voraus für Ihr Verständnis und für Ihre Kooperation!

Bleiben Sie gesund!

L.Kühnel / 9.11.2020