Versand von E-Mails an viele Empfänger

Datenschutz bei Massenmails

Beim Versand von E-Mails an eine größere Empfängergruppe (Massenmails) besteht das Risiko, dass unabsichtlich die verwendete Empfängerliste allen Empfängern bekannt gemacht wird.

  • Für den Versand von Rundmails an alle Studierende und alle Beschäftigten der Universität gibt es ein vom Präsidium genehmigtes Freigabeverfahren: https://www.uni-kiel.de/gf-praesidium/de/innerer-dienstbetrieb/rundmails.
    Bei Fragen zu möglichen Einschränkungen des Empfängerkreises wenden Sie sich bitte an die Postmaster.
  • Wenn Sie erwarten, dass Sie E-Mails regelmäßig an eine nur selten veränderliche Empfängerliste senden, richten Sie bitte eine Mailingliste auf dem Listenserver des Rechenzentrums ein.

    Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Postmaster.
  • Beim Versand von Massen-E-Mails direkt aus dem Mailprogramm sind die Empfänger (An, To) und Kopienempfänger (Kopie, Cc) für alle Empfänger sichtbar. Sind die E-Mail-Adressen der Empfänger nicht bereits untereinander bekannt, kann ein entsprechener Versand einen Datenschutzverstoß darstellen.

    Zur Vermeidung setzen Sie bei Massen-E-Mails die Empfänger daher immer in Blindkopie (Bcc)!

    Im Zweifelsfall ist vor der Weitergabe einer E-Mail-Adresse die Zustimmung der/des Betroffenen einzuholen.

 

Falls Sie eine offene Diskussion per E-Mail führen und dabei nur Adressen verwenden, die gegenseitig bekannt oder öffentlich sind, ist die Verwendung des Cc-Feldes selbstverständlich weiterhin zulässig und sinnvoll. Sie legen damit offen, welche Personen parallel die Nachricht erhalten. Auf diese Weise ist es für die Empfänger*innen möglich, die Diskussion in der Gruppe fortzuführen.

 

Aktivieren der Blindkopie-Funktion in Outlook

In Outlook ist der Versand als Blindkopie standardmäßig nicht aktiviert. Sie können diese Funktion über "Optionen" => "Bcc" aktivieren

Blindkopie in Outlook aktivieren

Füllen Sie dann die Empfängeradressen in das "Bcc"-Feld.

Es empfiehlt sich im An-Feld (To:) die eigene Adresse anzugeben. E-Mails, die ohne benannten Empfänger ausschließlich in Blindkopie versendet werden, werden von einigen Spam-Filtern abgelehnt.

Falsch:

Outlook NICHT in Kopie versenden

Richtig:

Outlook versenden als Blindkopie