Versand von E-Mails an viele Empfänger
Datenschutz bei Massenmails
Beim Versand von E-Mails an eine größere Empfängergruppe (Massenmails) besteht das Risiko, dass unabsichtlich die verwendete Empfängerliste allen Empfängern bekannt gemacht wird.
- Für den Versand von Rundmails an alle Studierende und alle Beschäftigten der Universität gibt es ein vom Präsidium genehmigtes Freigabeverfahren: https://www.uni-kiel.de/gf-praesidium/de/innerer-dienstbetrieb/rundmails.
Bei Fragen zu möglichen Einschränkungen des Empfängerkreises wenden Sie sich bitte an die Postmaster. - Wenn Sie erwarten, dass Sie E-Mails regelmäßig an eine nur selten veränderliche Empfängerliste senden, richten Sie bitte eine Mailingliste auf dem Listenserver des Rechenzentrums ein.
Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Postmaster. - Beim Versand von Massen-E-Mails direkt aus dem Mailprogramm sind die Empfänger (An, To) und Kopienempfänger (Kopie, Cc) für alle Empfänger sichtbar. Sind die E-Mail-Adressen der Empfänger nicht bereits untereinander bekannt, kann ein entsprechener Versand einen Datenschutzverstoß darstellen.
Zur Vermeidung setzen Sie bei Massen-E-Mails die Empfänger daher immer in Blindkopie (Bcc)!
Im Zweifelsfall ist vor der Weitergabe einer E-Mail-Adresse die Zustimmung der/des Betroffenen einzuholen.
Falls Sie eine offene Diskussion per E-Mail führen und dabei nur Adressen verwenden, die gegenseitig bekannt oder öffentlich sind, ist die Verwendung des Cc-Feldes selbstverständlich weiterhin zulässig und sinnvoll. Sie legen damit offen, welche Personen parallel die Nachricht erhalten. Auf diese Weise ist es für die Empfänger*innen möglich, die Diskussion in der Gruppe fortzuführen.
Aktivieren der Blindkopie-Funktion in Outlook
In Outlook ist der Versand als Blindkopie standardmäßig nicht aktiviert. Sie können diese Funktion über "Optionen" => "Bcc" aktivieren
Füllen Sie dann die Empfängeradressen in das "Bcc"-Feld.
Es empfiehlt sich im An-Feld (To:) die eigene Adresse anzugeben. E-Mails, die ohne benannten Empfänger ausschließlich in Blindkopie versendet werden, werden von einigen Spam-Filtern abgelehnt.
Falsch:
Richtig: