Christian-Albrechts-Universität zu Kiel

Datenschutz bei Massenmails

Beim Versand von E-Mails an eine größere Empfängergruppe (Massenmails) besteht das Risiko, dass unabsichtlich die verwendete Empfängerliste allen Empfängern bekannt gemacht wird.

• Für den Versand von Rundmails an alle Studierende und alle Beschäftigten der Universität gibt es ein vom Präsidium genehmigtes Freigabeverfahren: https://www.uni-kiel.de/gf-praesidium/de/innerer-dienstbetrieb/rundmails.
  Bei Fragen zu möglichen Einschränkungen des Empfängerkreises wenden Sie sich bitte an die Postmaster.
• Wenn Sie erwarten, dass Sie E-Mails regelmäßig an eine nur selten veränderliche Empfängerliste senden, richten Sie bitte eine Mailingliste auf dem Listenserver des Rechenzentrums ein.
  
  Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Postmaster.
• Beim Versand von Massen-E-Mails direkt aus dem Mailprogramm sind die Empfänger (An, To) und Kopienempfänger (Kopie, Cc) für alle Empfänger sichtbar. Sind die E-Mail-Adressen der Empfänger nicht bereits untereinander bekannt, kann ein entsprechener Versand einen Datenschutzverstoß darstellen.
  
  Zur Vermeidung setzen Sie bei Massen-E-Mails die Empfänger daher immer in Blindkopie (Bcc)!
  
  Im Zweifelsfall ist vor der Weitergabe einer E-Mail-Adresse die Zustimmung der/des Betroffenen einzuholen.

Falls Sie eine offene Diskussion per E-Mail führen und dabei nur Adressen verwenden, die gegenseitig bekannt oder öffentlich sind, ist die Verwendung des Cc-Feldes selbstverständlich weiterhin zulässig und sinnvoll. Sie legen damit offen, welche Personen parallel die Nachricht erhalten. Auf diese Weise ist es für die Empfänger*innen möglich, die Diskussion in der Gruppe fortzuführen.

Aktivieren der Blindkopie-Funktion in Outlook

In Outlook ist der Versand als Blindkopie standardmäßig nicht aktiviert. Sie können diese Funktion über "Optionen" => "Bcc" aktivieren

Füllen Sie dann die Empfängeradressen in das "Bcc"-Feld.

Es empfiehlt sich im An-Feld (To:) die eigene Adresse anzugeben. E-Mails, die ohne benannten Empfänger ausschließlich in Blindkopie versendet werden, werden von einigen Spam-Filtern abgelehnt.

Falsch:

Richtig:

Nachrichtengrößen

Die maximale Nachrichtengröße beträgt 100 MB. Dies entspricht bei der üblichen (base64)-Kodierung einer maximalen Dateigröße für Anhänge von 75 MB.

Bitte beachten Sie dass andere Provider die maximale Nachrichtengröße teilweise deutlich geringer ansetzen. Insbesondere bei freien Mailanbietern liegt die maximale Anhangsgröße teilweise bei nur 20 MB. Zu empfehlen ist, die Nachrichtengröße unter 25 MB (Anhangsgröße unter 18.75 MB) zu halten.

Größere Nachrichten sollten Sie auf einem Cloud- oder Austauschspeicher ablegen und von dort verlinken.

Abweisung von Nachrichten

Zurückweisung von Mails mit erkannter Schadsoftware

Mails mit erkannter Schadsoftware werden nicht angenommen.

Zurückweisung von Spam-Mails

Mails, die mit hoher Wahrscheinlichkeit Spam sind, werden nicht angenommen.

Markierung von Nachrichten

Markierung von Spam-Mails

Als wahrscheinlich unerwünscht erkannte Nachrichten (Spam) werden im Betreff mit [Spam] markiert.

Markierung von E-Mails ohne Authentifizierungsinformation

E-Mails, die von außerhalb der CAU mit einer CAU-E-Mail-Adresse im Absender ohne ausreichende Authentifizierungsinformationen eingehen, bekommen  im Betreff die Markierung [NOTCAU] voranstellt. Betrachten Sie derart markierte Mails also bitte mit entsprechender Skepsis.

Ausnahmeregelungen existieren für bekannte Maillinglistenserver.

Sofern von Ihnen selbst versendete Nachrichten entsprechend markiert werden, überprüfen Sie bitte die Einstellungen für den Postausgangsserver in Ihrem Mailprogramm.

Mögliche Fehlmarkierungen melden Sie bitte den Postmastern.

Versandbeschränkungen (Rate Limit)

Für innerhalb der CAU versendete Nachrichten werden

• die Anzahl der Empfängeradressen pro Nachricht
• die maximale Übertragungsgröße (Anzahl der Nachrichten x Größe der Nachricht)
• die maximale Anzahl der von eine Absenderadresse versendeten Nachrichten pro Zeiteinheit
• die maximale Anzahl der von eine Absenderadresse addressierbaren Empfängeradressen pro Zeiteinheit

begrenzt.

Sender Policy Framework (SPF)

Das Sender Policy Framework ist ein Verfahren, dass es erlaubt, die erlaubten Versender für E-Mails festzulegen. Festgelegt wird hierbei, welche Systeme (IP-Adressen, Servernamen) innerhalb einer E-Mail-Domäne E-Mails verwenden dürfen.

Auf diese Weise erhalten Empfänger von E-Mails die Möglichkeit zu prüfen, ob eingelieferte Nachrichten über die dafür deklarierten Systeme des Absenders versendet wurden, oder ob möglicherweise eine Absender-Fälschung vorliegt.

Grundsätzlich soll der Versand von E-Mails innerhalb von E-Mail-Domänen, die durch das Rechenzentrum verwaltet werden (RZ-E-Mail-Domänen) ausschließlich über die Systeme des Rechenzentrums geschehen.

Dort wo dies nicht möglich ist (z.B. beim Versand über einen externen Dienstanbieter), ist es notwendig, entsprechende Ausnahmen in den Regelsatz einzutragen. Dies ist immer nötig, wenn E-Mails mit einer CAU-Adresse über externe Mailverserver versendet werden.

Das entsprechende Verfahren ist in einem Richtliniendokument definiert:

Einsatz des Sender Policy Frameworks