Hermes: E-Mails von extern markieren

Markierung externer E-Mails

Von außerhalb der CAU werden in den Kopfzeilen der Nachricht mit dem Eintrag "X-CAU-External: YES".

Auch E-Mails mit CAU-Absendern werden markiert, wenn die Absenderprüfung fehlgeschlägt.

Innerhalb der CAU versendete E-Mails sowie Mails vom Geomar und vom UKSH, die entsprechende Sicherheitsmerkmale enthalten (SPF, DKIM), werden nicht markiert.

Markierung externe E-Mails im Webmailer "Roundcube"

Seit dem 22.06.2025 wird im Webmailer "Roundcube" automatisch die Markierung [EXT] angezeigt, wenn die Mail von extern stammt.

 

"Extern"-Markierung in Mozilla Thunderbird

Eine direkte Nutzung der Markierung in den Kopfzeilen ist im Thunderbird nicht möglich. Allerdings setzt Mozilla Thunderbird die eigenen "Schlagwörter" intern auf IMAP-Flags um. Dabei werden die vorkonfigurierten Schlagwörter auf nummerierte IMAP-Flags, neue Schlagwörter auf benahmte IMAP-Flags mit demselben Namen abgebildet.

Auf diesem Weg ist es möglich, als "extern" markierten E-Mails automatisch einer Kategorie zuzuordnen. Hierfür sind zwei Schritte notwendig:

Schritt 1: Umsetzung der Markierung in ein IMAP-Flag

Seit dem 12.05.2025 neu eingerichtete E-Mail-Konten auf dem Hermes/IMAP-Server erhalten automatisch eine Filterregel im Standardregelsatz, die E-Mails, die mit X-CAU-External: YES markiert sind mit dem IMAP-Flag "External" versehen. Für diese Konten ist Schritt eins bereits mit der Kontoeinrichtung erfolgt. Für ältere Konten wird die Filterregel nicht automatisch eingefügt, sie kann aber selbst erstellt werden:

Schritt 1: Melden Sie sich am Webmailer "Roundcube" an und wechseln Sie in die Einstellungen (Zahnrad)

Schritt 2: Wählen Sie in den Einstellungen "Filter" und dann rechts in der Titelleiste "Erstellen", um eine neue Regel im aktuellen Filtersatz zu erstellen.

Schritt 3: Wählen Sie unter Regeln "..." und tragen dann bei "Name der Kopfzeile" den Wert "X-CAU-External" ein. Im leeren Werte-Feld tragen Sie "YES" ein. Die Regelzeile sollte dann lauten "X-CAU-External enthält YES"

Schritt 4: Speichern Sie die Regel

Screenshot aus dem Webmailer mit einer Regeln zum markieren externer Mails

 

Schritt 2: Einrichtung des Schlagwortes im Thunderbird

Mit der oben erstellen Filterregel reicht es aus eine neue Kategorie "External" anzulegen:

Schritt 1: Klicken Sie im Thunderbird mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Nachricht

Schritt 2: Wählen Sie im Kontextmenu "Schlagwörter" und dann "Neues Schlagwort"

Schritt 3: Legen Sie ein Schlagwort "External" (Achtung: Groß- und Kleinschreibung wie oben wählen) an und wählen eine passende Farbe.

Thunderbird Schlagwörter

Neu eingehende E-Mails von externen Absendern sollten jetzt mit dem Schlagwort versehen und entsprechend farblich markiert sein.