Hermes: Abwesenheitsnotiz einrichten

Diese Seite erklärt Schritt für Schritt, wie Sie eine neue Filterregel in Roundcube einrichten, die jede eingehende Email automatisch beantwortet.  AWeitere Filterregeln können analog zu dieser Anleitung erstellt werden

Achtung: Outlook-Nutzer mit Hermes-Konten sollten nicht die in Outlook integrierten "Posteingangsregeln" verwenden. Diese werden von Outlook selbst ausgeführt und wirken dann nur, wenn Outlook geöffnet ist, also gerade nicht bei Abwesenheit.

Für Exchange-Konten ist die Konfiguration der Posteingangsregeln direkt in Outlook möglich.

Schritt 1: Filterkonfiguration aufrufen

Rufen Sie die Konfiguration des Urlaubsautomaten im Webmailer auf. Alternativ melden Sie sich beim Webmailer "Roundcube" an und wählen Sie Einstellungen (oben rechts) und klicken auf Urlaub. Sie sollten sich nun an folgendem Punkt befinden:

Urlaubsautomat
 
 

 

Schritt 2: Abwesenheitsnachricht einstellen

Geben Sie auf der rechten Seite im Feld "Hauptteil" die Nachricht an, mit der eingehende E-Mails automatisch beantwortet werden solle. Optional können Sie auch das Feld "Betreff" ausfüllen. Wird im Betreff nichts eingetragen, wird die der Betreff der Antwort-Nachricht automatisch aus dem Betreff der eingehenden Nachricht erzeugt. Wir empfehlen, im Betreff nichts einzutragen.

Antworttext festlegen

Schritt 3:

Zeitraum einstellen. Hier können Sie angeben, in welchem Zeitraum die Abwesenheitsnachricht aktiv sein soll.

Achtung: Die Regel basiert auf dem Datum der eingehenden E-Mails. Der Urlaubsautomat kann für einige E-Mails auch über den eingestellten Zeitraum greifen. Aktivieren Sie den Urlaubsautomaten also möglichst erst vor Ihrer Abwesenheit und deaktivieren Sie ihn unmittelbar nach Ihrer Rückkehr.

Gültigkeitszeitraum festlegen

Schritt 4: Urlaubsautomaten aktiven setzen

Vergessen Sie nicht, den Status für den Urlaubsautomaten auf "An" zu setzen.

Automatische Antwort aktivieren

Schritt 5:

Bevor Sie die Einstellungen speichern, wählen Sie den Tab "Erweiterte Einstellungen". Überprüfen Sie dort unbedingt die Einstellung "Meine E-Mail-Adressen" auf Korrektheit. Sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse(n) im Webmailer korrekt konfiguriert haben, können Sie auch den Button "Mit allen meinen Adressen ausfüllen" verwenden. Sollte der Button zu einer falschen Befüllung führen, kontrollieren Sie bitte Ihre Einstellungen unter "Identitäten".

Meine E-Mail-Adressen ausfüllen

Bei "Meine E-Mail-Adresse(n)" müssen alle Empfängeradressen eingetragen werden, auf die der Urlaubsautomat reagieren soll. So muss für das Postfach max@mustermann.uni-kiel.de hier die Adresse max@mustermann.uni-kiel.de stehen. Der Urlaubsautomat reagiert nur auf E-Mailadressen, die hier gelistet sind.

 

Schritt 6: Reihenfolge festlegen

Sofern Sie weitere Filter-Regeln konfiguriert haben, können Sie hier angeben, nach welcher Regel der Urlaubsautomat eingefügt werden soll.

Wir empfehlen, den Urlaubsautomaten hinter eine eventuelle Spamfilter-Regel zu schalten, da der Urlaubsautomat sonst auch Spam-E-Mails automatisch beantwortet. Dies ist zum Beispiel beim vorkonfigurierten Regelsatz so vorgesehen.

Reihenfolge festlegen

 

Schritt 7: Regelsatz speichern

Sofern Sie mit allen Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie unten auf "Speichern". Ihr Urlaubsautomat ist jetzt aktiv.
Regelsatz speichern
Vergessen Sie nicht, den gesamten Regelsatz und nicht nur die einzelne Regel "aktiv" zu setzen.
 
Bitte beachten Sie, dass der Urlaubsautomat nicht auf jede eingehende E-Mail reagiert. Sendet ein Absender mehrere E-Mails wird nur die erste Nachricht automatisch beantwortet. Für nachfolgende Nachrichten werden nur im Abstand von 3 Tagen erneut automatischen Antworten erzeugt.

Es ist nicht möglich, jede E-Mail eines Absenders automatisch zu beantworten. Der Minimalwert für "Antwort Intervall" ist drei Tage. Werte kleiner als "3 Tage" werden ignoriert.