Das Gebäudemanagement der CAU hat mit der Beschaffungsstelle der CAU im Herbst 2021 eine europaweite Ausschreibung für eine Scan-, Druck- und Kopierinfrastruktur durchgeführt. Nach Auswertung der Angebote wurde der Auftrag vergeben an die Ricoh Deutschland GmbH.

Im folgenden wird erläutert, wie der Rollout der neuen Systeme geschehen wird, welche Änderungen sich in der Nutzung ergeben, aber auch, wo es keine Änderungen geben wird.

Beachten Sie bitte vor allem die Informationen zur

Einrichtung der Multifunktionsgeräte als Drucker.

Welche Komponenten des bisherigen Systems werden ersetzt?

Ersetzt werden im Laufe der Inbetriebnahme die vom Anbieter verwalteten Applikationsserver mit den Funktionen

• Printserver
• Webapplikationen ‘Userdashboard’ und Web-Upload ‘Everyoneprint’
• Server für Kommunikation mit mobilen Plattformen (Mobiltelephone, Tablets)

Ändern werden sich auch die Druckertreiber sowie die Serveradressen, die beim Einrichten der Druckerqueues sowie bei den Aufrufen der entsprechenden Web-Anwendungen benutzt werden müssen. Details dazu folgen unten.

Außerdem werden sämtliche in das System der Campuskopierer integrierten Multifunktionskopierer durch neue, leistungsfähigere Geräte ersetzt.

Keine Änderungen bei Verwaltung und Nutzung von Abrechnungscodes

Das bestehende System der Abrechnungscodes mit den dort eingetragenen Berechtigungen für Kennungen ändert sich nicht. Auch die für die Verwaltung der Berechtigungen von den Beauftragt*innen in den Einrichtungen benutzte Webanwendung bleibt unverändert an gewohnter Stelle.

Sämtliche Abrechnungscodes und Berechtigungen, die bisher in das Ricoh-System sychronisiert wurden, werden auch in das neue System übertragen. Dadurch sind alle Abrechnungscodes und Berechtigungen im neuen System genauso vorhanden. Für die mit der Verwaltung von Abrechnungscodes beauftragten Personen ergeben sich keine Änderungen.

Neuregistrierungen von Karten notwendig

Die an den Kopierern für eine einfachere Anmeldung benutzten Kartenregistrierungen (von Kopierkarten, Mensakarten, Campuskarten) werden nicht übernommen. Allerdings können die bestehenden Karten auch im neuen System benutzt werden und müssen lediglich dort einmalig neu registriert werden. Dies geschieht in gewohnter Weise durch das Auflegen der Karte auf den Kartenleser mit einem darauf folgenden Login. Siehe dazu auch

den entsprechenden Eintrag in der FAQ des Gebäudemanagements

Änderungen bei den Druckerwarteschlangen

Da das alte und das neue System während der Rolloutphase der Kopiergeräte parallel betrieben werden müssen und da für das neue System auch andere Druckertreiber empfohlen werden, müssen auf den Client-Systemen, also den Arbeitplatzrechnern und Notebooks, neue Druckerwarteschlangen (Queues) eingerichtet werden. Es empfiehlt sich, in der Phase des Rollouts zunächst auch noch die alten Drucker weiter konfiguriert und nutzbar zu lassen, um weiterhin auch Standorte nutzen zu können, an denen noch Altgeräte stehen.

Es ist unproblematisch und wird sogar empfohlen, die neuen Druckerqueues vor dem Tausch der Geräte in der eigenen Einrichtung schon zusätzlich zu den bestehenden zu konfigurieren und dann über das neue Userdashboard zu kontrollieren, ob grundsätzlich Druckaufträge abgesetzt werden können.

Die Details werden im folgenden Abschnitt erläutert.

Phasen während der Umstellung

Im folgenden werden die Phasen im Verlauf der Umstellung und des Rollouts erläutert und die dabei notwendigen Schritte in den Einrichtungen erläutert. Diese Informationen richten sich vor allem an Administrator*innen, die in den Einrichtungen die Konfiguration der Desktop-Geräte vornehmen sowie an die Nutzer*innen selbstverwalteter PCs.

Phase 0: Nutzung des bisherigen Systems

Dies ist der bisherige Zustand. Es existiert lediglich das Altsystem. Die dezentralen Arbeitsplatzrechner in den Einrichtungen haben Druckerqueues eingerichtet, die über die bisherigen Server des Dienstleisters drucken. In der Einrichtung befinden sich nur die bisher benutzen Multifunktionsgeräte, über die die Druckjobs ausgelöst werden können.

Phase 1: Parallele Installation der neuen zentralen Server

In der nächsten Phase werden die zentralen neuen Print- und Applikationsserver eingerichtet. Der Sync mit dem Verwaltungssystem der Abrechnungscodes und Berechtigungen wird genau wie im Altsystem konfiguriert. Änderungen geschehen weiterhin über die Anwendung für die Abrechnungscodes, sie werden von dort aus in beide Systeme übertragen.

Diese Phase wurde Ende November 2021 abgeschlossen.

Phase 2: Konfiguration der neuen Druckerqueues

Auch wenn noch keine neuen Geräte in der Einrichtung aufgestellt werden, können die neuen Druckerqueues auf den Endgeräten in den Einrichtungen schon eingerichtet werden. Es ist zwar noch nicht möglich, produktiv zu drucken, aber es kann kontrolliert werden, ob die Einrichtung der Queues erfolgreich war, indem ein Testauftrag abgesendet wird und im neuen Userdashboard kontrolliert wird, ob dieser Auftrag im System ankommt. Falls dies so ist, kann später bei der Anlieferung der neuen Kopierer sofort gedruckt werden.

Informationen zur Einrichtung der neuen Druckerqueues sind zu finden unter

Informationen zur Nutzung der Multifunktionskopierer

Die Kontrolle der Druckjobs ist erläutert in der

Beschreibung des User-Dashboards

Phase 3: Auslieferung der neuen Multifunktionskopierer und Mischbetrieb

In der nächsten Phase werden die neuen Geräte ausgeliefert. Dies geschieht Gerät für Gerät, so dass es eine Zeitlang einen Mischbetrieb von Alt- und Neusystemen gibt. Dieser Parallelbetrieb bezieht sich auf die CAU als ganzes, nicht auf den einzelnen Standort. Dort ist jeweils ein altes oder ein neues Gerät in Betrieb.

Berechtigungen und Logins mit Kennwort sind wie im alten System. Die Nutzenden der Systeme müssen ihre Kopierkarten einmalig am neuen System neu registrieren und können Sie dann in beiden Systemen nutzen. Die Funktionen Scan und Kopieren können wie gewohnt lokal nach der Authentifizierung genutzt werden. Personen, die die Druckfunktion nutzen wollen, müssen in dieser Phase unterscheiden, ob sie die Ausgabe an einem alten oder neuen Gerät auslösen wollen und dem entsprechend die alten oder die neuen in der vorherigen Phase konfigurierten Queues nutzen.

Phase 4: Sämtliche neuen Multifunktionsgeräte sind ausgeliefert

Wenn sämtliche Geräte durch neue Systeme ersetzt worden, können die bisherigen Druckerqueues auf den Arbeitsplatzrechnern entfernt werden, es werden ab dann nur noch die neuen Geräte genutzt.

Phase 5: Abbau der alten Applikations- und Printserver

Am Ende werden auch zentral die alten Systeme abgebaut

Sonstige Änderungen durch die Umstellung

Geändertes System für den Upload von Print-Dateien über WWW

Die Oberfläche sowie die Adresse zum Upload von zu druckenden Dokumenten per Browser hat sich geändert, beachten Sie bitte die Dokumentation dazu.

Nutzung durch mobile Clients noch nicht möglich

Zum Rolloutzeitpunkt (Dezember 2021) ist noch keine Nutzung durch mobile Clients (Android, IOS, IpadOS) möglich. Diese Funktionalität wird Anfang 2022 ergänzt.