CAU-Cloud Daten-Lebenszyklus

Die CAU-Cloud stellt einen Speicherdienst zur Verfügung, der es im Vergleich zu anderen Speicherdiensten einfach macht, Dateien und Ordner mit anderen zu teilen. Unabhängig der Freigaben sind alle Dateien immer einem*r Besitzer*in zugeordnet und damit der Kennung des*r Besitzers*in. Scheidet der*die Besitzer*in aus, so werden die Daten 6 Monate nach dem Ausscheiden gelöscht. Daher ist es wichtig, beim Ausscheiden darauf zu achten, dass geteilte Dateien ggf. an den*die Nachfolger*in übergeben werden.

Wenn Sie also in einer Arbeitsgruppe oder einer Projektgruppe auf einem gemeinsamen Ordner arbeiten, so ist es zu empfehlen, dass der Ordner in Besitz von jemand ist, der*die möglichst lange im Rahmen des Projekts oder der Arbeitsgruppe arbeiten wird, also im Idealfall die Arbeitsgruppenleitung oder Projektleitung.

 

Kennung wird erstellt

Kennung beantragt oder Immatrikulation

Nachdem die Kennung erfolgreich eingerichtet wurde, werden die Verzeichnisdienste zur Authentifizierung mit der neuen Kennung versorgt.

max. 4 Stunden später

Kennung wird in der CAU-Cloud aktiv

Da für die CAU-Cloud spezielle Attribute im Verzeichnisdienst nötig sind, werden diese auf einem Server alle 3 Stunden gesetzt. Die Synchronisierung der Kennungen in die Cloud läuft jede Stunde. Ab dann ist die Kennung dann auch in der CAU-Cloud aktiv und sichtbar. Es kann daher bis zu 4 Stunden dauern, bis eine Kennung innerhalb der CAU-Cloud aktiv ist.

Kennung läuft ab

Exmatrikulation oder Ende des Arbeitsvertrags

Nachdem die Kennung in der Benutzerverwaltung gesperrt wurde, wird die Kennung sowie die damit verbundenen Zugriffs-Tokens und App-spezifischen Kennwörter in der CAU-Cloud gesperrt.

Eine Woche nach der Sperrung

Daten verschieben in Quarantäne

Die Dateien, deren Besitzer*in die gesperrte Kennung ist, werden nun in "Quarantäne" verschoben. Das führt dazu, dass auch freigegebene Dateien nicht mehr von dritten zugreifbar sind. Zusätzlich werden alle zu diesem Zeitpunkt aktiven Freigaben gesichert. Die Quarantäne findet eine Woche nach der Sperrung statt, weil es nicht unüblich ist, dass Kennungen kurz nach der Sperrung wieder reaktiviert und verlängert werden. Die Quarantäne ist für 6 Monate vorgesehen.

Innerhalb der Quarantäne

Dateien werden vermisst

Da es in der CAU-Cloud viele Dateifreigaben gibt, kann es vorkommen, dass Dritte nun innerhalb der Quarantäne Dateien vermissen, die mit ihnen geteilt waren und auf die sie nun keinen Zugriff mehr haben. In dem Fall kontaktieren Sie bitte den CAU-Cloud Support unter cloud@rz.uni-kiel.de und schildern Sie, welche Dateien Sie vermissen. Ein Admin wird anhand der beim Eintritt der Quarantäne gespeicherten Dateifreigaben verifizieren, dass Sie wirklich berechtigt waren und Ihnen dann die Dateien zur Verfügung stellen.

6 Monate nach Beginn der Quarantäne

Löschung der Daten

6 Monate nach der Quarantäne werden die Daten automatisch und unwiederbringlich gelöscht. Es ist daher notwendig, dass in den Instituten geteilte Daten beim Ausscheiden von Mitgliedern geordnet übergeben werden.