Die sogenannten "Rundmails" sind ein internes Kommunikationsmittel der Universität. Die Nutzung dieses Mediums ist stark nachgefragt, da viele Mitglieder, Institutionen oder Gruppen ein großes Interesse daran haben, auf diesem Wege ihre Informationen zu vermitteln. Andererseits aber möchten die Empfänger*innen nicht zu viele Mails erhalten oder selbst darüber entscheiden, welche Informationen sie erhalten. Aus diesen Gründen wurde der Versand von Rundmails in einer Richtlinie geregelt. Die wichtigsten Inhalte der Richtlinie finden Sie hier in Kurzform:

Hinweise zum Versenden von Rundmails

Der Versand einer Rundmail kann von Einrichtungen der Universität sowie von eingetragenen Hochschulgruppen beantragt werden. Die Genehmigung erfolgt durch die Geschäftsführung des Präsidiums (s.u.); sie setzt vor allem eine dienstliche Begründung oder ein erkennbares allgemeines Interesse der Beschäftigten und/oder der Studierenden voraus. Der Versand erfolgt durch das Rechenzentrum der CAU. Näheres regeln die Richtlinien der CAU über die Versendung von Rundmails, im Folgenden finden Sie die Rahmenbedingungen in Kurzform. Bitte berücksichtigen Sie diese Hinweise, sie dienen einem verzögerungsfreien Ablauf und damit Ihrem eigenen Interesse.

• Der versandfertige Mailtext sollte zwei bis drei Tage vor dem gewünschten Versandtermin der Geschäftsführung des Präsidiums (s.u.) zugeleitet werden. Eine rechtzeitige Beantragung ist notwendig, da wir gelegentlich Rückfragen haben oder Ihnen Änderungen oder Ergänzungen vorschlagen, sodass sich dadurch der Versand ggf. verzögern kann. Auch kommt es in bestimmten Zeiten zu vermehrten Rundmail-Anfragen, die gelegentlich zu "Wartelisten" führen. Nach Möglichkeit und bei rechtzeitiger Abstimmung berücksichtigen wir auch Wunschtermine für den Versand. Kontaktieren Sie uns gerne schon vorab - eine frühzeitige Ankündigung und Abstimmung von Versandoptionen sichert ein wunschgemäßes Ergebnis.

• Bitte schicken Sie uns den Text gleich als versandfertige Mail, nicht als Word-Dokument. Vor der Weiterleitung an das Rechenzentrum werden natürlich alle Begleittexte gelöscht.

• Verzichten Sie möglichst weitgehend auf besondere Formatierungen (Fettdruck, Unterstreichungen, Einrückungen etc.), da diese beim Versand häufig verlorengehen. Je schlichter die Formatierung ausfällt, desto sicherer kommt sie bei den Empfänger*innen an. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns nicht um das Layout Ihrer Rundmails kümmern können.

• Bitte geben Sie unbedingt an, welche Zielgruppe Sie anschreiben möchten. Für den Versand von allgemeinen Hinweisen, Informationen zu Veranstaltungen etc. gibt es jeweils einen Verteiler für die Beschäftigten ("cau-info") und für die Studierenden ("stu-info"). Beim Versand über cau-info können optional auch das IPN und das Klinikum einbezogen werden. Bei stu-info ist eine Selektion nach Fakultäten möglich. Wir weisen Sie allerdings darauf hin, dass Sie über diese Versandlisten nicht alle Beschäftigten bzw. Studierenden erreichen, da die Mitgliedschaft in diesen Listen freiwillig ist (siehe dazu auch die oben stehenden Informationen zu Mailinglisten). Bitte geben Sie genau an, welchen Verteiler Sie nutzen möchten.

• Eine Absenderadresse mit uni-kiel-Domain (...@...uni-kiel.de) ist zwingend erforderlich. Sie wird beim Versand angegeben und alle Antworten erfolgen ggf. an diese Adresse. Auch stu-mail-Adressen können dafür verwendet werden.

• Die Betreffzeile muss von Ihnen vorgegeben werden. Wir übernehmen keine Formulierung von Textbestandteilen. Beachten Sie bitte, dass jede Rückfrage zu Verzögerungen im Ablauf führt.

• Eine englische Textversion ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber ausdrücklich erwünscht. Sie muss keine Volltextwiedergabe sein, auch eine Kurzversion oder eine Erläuterung ist ausreichend. Entscheidend ist, dass die nicht Deutsch sprechenden Gäste und Angehörigen unserer Universität erkennen können, ob diese Mail wichtige und relevante Informationen für sie enthält. Auch wenn Sie z. B. auf Veranstaltungen oder Angebote hinweisen, die in deutscher Sprache stattfinden, ist für die ausländischen Gäste ein entsprechender Hinweis in Englisch hilfreich und ein Zeichen von Wertschätzung und Integrationsbereitschaft. Mit Textbausteinen helfen wir Ihnen nach Möglichkeit gerne weiter. 

• Dateianhänge können nicht versandt werden. Wenn Sie auf weiterführende Informationen verweisen möchten, fügen Sie bitte Links ein.

• Bitte achten Sie auf korrekte, angemessene und gender- und diversitätsgerechte Sprache.

• Der Versand von Rundmails wird in der Regel pro Institution einmal pro Semester genehmigt. Ausnahmen sind möglich.

• Jeder Rundmail wird automatisch ein Disclaimer angehängt, der darauf hinweist, dass für die Inhalte ausschließlich die Absendenden verantwortlich sind.
   

Für die Genehmigung und Weiterleitung von Rundmails und bei weiterführenden Fragen wenden Sie sich bitte an

Susann Mierswa
smierswa@uv..uni-kiel.de
Tel. 0431 880 5500

 

Allgemeine Information zu Rundmails und Mailinglisten für Hochschulangehörige

(Text der Rundmail vom 26.10.2015)

Sehr geehrte Damen und Herren,

als Angehörige der CAU erhalten Sie häufig Rundmails zu sehr unterschiedlichen Themen, zum Beispiel zu kulturellen, wissenschaftlichen oder sportlichen Ereignissen, aber auch zu Bauangelegenheiten oder Sicherheitsfragen. Nicht jeder oder jede möchte über alles informiert werden, und deshalb bieten wir Ihnen ab sofort die Möglichkeit, selbst darüber zu entscheiden, welche Art von Mails Sie bekommen möchten und welche nicht.

Zu diesem Zweck werden nun im Rechenzentrum zwei unterschiedliche Mailinglisten geführt: In der einen sind die Adressen aller Hochschulangehörigen verpflichtend enthalten ("cau-rundschreiben" für Beschäftigte, "studierende" für Studierende), von der anderen können Sie sich abmelden, falls Sie nicht alle Rundmails erhalten möchten ("cau-info" für Beschäftigte, "stu-info" für Studierende). Beim Versand von Rundmails werden wir zukünftig berücksichtigen, ob die Information zwingend alle Beschäftigten bzw. Studierenden erreichen muss oder nicht, und danach die Versandform bestimmen.

Zur Verdeutlichung: Über die verpflichtenden Listen „cau-rundschreiben“ und "studierende" werden beispielsweise Informationen zu Sicherheitsfragen, zum Ausfall von Lehrveranstaltungen, zu personalrelevanten oder allgemeinen Rechtsangelegenheiten versandt werden sowie grundsätzlich zu sämtlichen Angelegenheiten, in denen die Dienststelle eine Informationspflicht gegenüber ihren Beschäftigten hat.

Alle anderen Informationen wie beispielsweise Hinweise auf Veranstaltungen, Teilnahme an Umfragen oder allgemeine Informationsangebote werden zukünftig über die Mailinglisten "cau-info" bzw. "stu-info" verschickt werden, von der Sie sich abmelden können. Wenn Sie sich für eine Abmeldung entscheiden, werden Ihnen allerdings vielleicht doch Hinweise entgehen, die für Sie grundsätzlich interessant wären. Oft finden Sie diese Informationen dann auch auf den Intranetseiten oder der Startseite der CAU. Entscheiden Sie selbst, ob Sie sich lieber aus dem Verteiler abmelden und dafür gelegentlich nach Neuigkeiten suchen oder ob Sie weiterhin alle Mails erhalten möchten.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, sich aus Ihrer info-Liste abzumelden, aktivieren Sie bitte den Link, den Sie am Ende jeder Rundmail finden. Sie müssen die Abmeldung dann nur noch einmal bestätigen und sind damit dauerhaft aus dem Verteiler gelöscht. Sie können diese Abmeldung jederzeit vollziehen; eine Wiederaufnahme kann aber ggf. beim Rechenzentrum beantragt werden.

Ich hoffe, dass wir mit diesem Vorgehen Ihren unterschiedlichen Informationsbedürfnissen entgegenkommen. Weitere Hinweise zu Rundmails finden Sie bei Bedarf in den Richtlinien unter http://www.uni-kiel.de/gf-praesidium/de/innerer-dienstbetrieb/rundmails.

Mit freundlichen Grüßen

Susanne Mielke-Vesper
Geschäftsführerin des Präsidiums
 

Vergabe von Mailadressen für Konferenzen

Die Vergabe von E-Mail-Adressen direkt unterhalb von @uni-kiel.de bedarf der Zustimmung durch das Präsidium.

Davon ausgenommen sind Adressen für die Organisation nationaler und internationaler Konferenzen, die an der Universität oder einem mit der Universität verbundenen Institut stattfinden. z.B. iswc2020@uni-kiel.de oder ecwp1920@uni-kiel.de. Diese können ohne Genehmigung auf dem normalen Antragswege befristet eingerichtet werden. Die Einrichtung von Adressen, die in Konflikt oder möglichem Konflikt mit Funktionsadressen der Universität stehen, ist auf diesem Wege nicht möglich.