Hinweise für das Home-Office

Zugang zu E-Mail-Diensten im Home-Office

 

Beschränkungen des Mailsysteme

Die derzeitige Krisensituation führt zu einer verstärkten Nutzung des Mediums E-Mail als Kommunikationsmittel. Die E-Mail-Systeme der Universität verzeichnen derzeit einen höheren Nutzungsgrad, eine Überlastung ist aber nicht festzustellen.

  • Der gleichzeitige Versand vieler Massen- und Rundmails kann zu einer zeitweisen Verlangsamung bei der E-Mail-Zustellung führen. E-Mails kommen dann gegebenfalls einige Minuten später an, als dies üblicherweise der Fall ist.
  • Die erhöhte Menge an Nachrichten im Mailbereich führt zu einer Drosselung der E-Mail-Weitergabe an externe Anbieter (google, yahoo, hotmail, gmx, etc.) durch die Anbieter.

    Verteiler-Mails in Richtung yahoo werden teilweise um mehrere Tage verzögert. Gehen Sie davon aus, dass Sie Studierende, die Ihre Stu-Nachrichten ausschließlich dorthin umleiten nicht zeitnah über Massenmails erreichen. Einzelmails erreichen die Empfänger allerdings weiterhin meist zeitnah.
  • Die Zustellung von Massen-E-Mails, z.B. aus den Online-Learning-Plattformen (OLAT) an externe Anbieter verzögert sich inzwischen teilweise mehrere Tage. Die E-Mail-Annahme durch externe Anbieter können wir leider nur begrenzt beeinflussen. Bitte informieren Sie Ihre Studierenden gegebenfalls dass eine zeitnahe Zustellung wichtiger Informationen an externe Anbieter nicht immer möglich ist.

 

Durch die veränderte Nutzung der E-Mail-Dienste treffen einige auch erstmalig auf bereits bestehende Beschränkungen, unter anderem:

  • Es gibt sowohl auf dem Exchange als auf dem Hermes-Mailsystem zeitbezogene Versand-Beschränkung, um Spam-Versand von kompromittierten Nutzerkonten einzudämmen. Diese Beschränkungen sind das übliche Aufkommen der Universität angepasst.

    Aufgrund des geänderten Nutzungsverhaltens können die bestehenden Regeln in Einzelfällen überschritten werden. Bitte teilen Sie uns entsprechende Probleme (gegebenenfalls über das Webformular) mit, wir versuchen die Regeln zeitnah anzupassen.
  • Der Webmailer "Roundcube" beschränkt die maximale Anzahl der Empfänger pro Nachricht. Verwenden Sie für Massen-E-Mails nach Möglichkeit eine Verteilerliste auf unserem Mailinglisten-Server,

 

Zugriff auf Postfächer

Eine erhöhte Belastung der Postfachserver ist derzeit nicht zu verzeichnen.

 

Große Postfächer
Die Anbindung über den heimischen Internetzugang ist deutlich langsamer als auf dem Campus. Das Synchronisieren großer Postfächer, bzw. auch bereits großer Postfachordner kann im Home-Office deutlich länger dauern. Dies ist insbesondere bei der ersten Verbindung zu einem neuen Gerät der Fall, da dann alle Nachrichten neu heruntergeladen werden müssen. Bei sehr großen Postfächern kann dieser Abgleich unter Umständen mehrere Stunden dauern.
Verzögerte Übertragung
Beachten Sie, dass gängige E-Mail-Programme Änderungen zunächst lokal umsetzen (und anzeigen) und dann erst zeitversetzt auf den Mailserver übertragen. So kann es z.B. vorkommen, dass Sie einen Ordner umbenennen und das Mailprogramm schließen, bevor diese Änderung übertragen wurde. Arbeiten Sie am nächsten Tag an einem anderen Gerät, ist dort die Änderung möglicherweise nicht oder nur teilweise sichtbar. Geben Sie Ihrem E-Mail-Programm genug Zeit, Änderungen auch vollständig zu übertragen.
Geteilte Kalender
Der Exchange-Webmailer "Outlook on the Web" (vormals Outlook Web Access, OWA) unterstützt geteilte Kalender nur, wenn es sich um den Hauptkalender eines Postfachs handelt. Auf zusätzliche Kalender eines geteilten Postfachs kann im Webmailer nicht zugegriffen werden.